ARCHIVO ORFUAS

En este sistema se considera al archivo como un conjunto de elementos interrelacionados dinámicamente, no como un mueble o deposito con estantería, sino una unidad vital que refleja las funciones, las actividades y los objetivos de una entidad u oficina, cuyo fin último es el servicio.

Nuestro sistema recibe el nombre de sistema ORFUAS el cual consiste en clasificar toda la documentación por: Organización, Funciones, y Asuntos.

•  Clasificación Orgánica:

Consiste en la utilización de la estructura orgánica de la Institución para clasificar los documentos.

•  Clasificación por funciones:

Consiste en la clasificación de los documentos de acuerdo con las funciones y actividades de la Institución.

•  Clasificación por asuntos o materias.

Consiste en la clasificación de los documentos, basada en los asuntos o materias a la que se refiere el documento.

structura orgánica en guías a colores estandarizados:

ÁMBITOS	ÁMBITO DE ACCIÓN	COLOR
1	La oficina gestora o productora	verde
2	Organización a la que pertenece la oficina gestora o productora	Amarillo
3	La administración pública	Rojo
4	Las organizaciones privadas	Azul
5	Los particulares	Morado
6	Organismos internacionales	Naranja

Proceso o tratamiento que se da a la documentación en el Centro de Archivo.

Los Archivos de gestión procedentes de las diferentes oficinas, se reciben en el Centro de Archivo cada inicio de año, luego se procede a revisar los tipos documentales con base a la lista de remisión (instrumento descriptivo que elaboran las secretarias.)

Asimismo se ordena tomando en cuenta la estructura orgánica (origen / procedencia) las funciones o el asunto; por lo que procedemos a clasificar por medio del Manual de Clasificación (Herramienta que permite el control, conocimiento y acceso a la información y a los documentos).

Posterior a esta acción se envía la documentación a la estantería ordenando por año.

Esta documentación se mantiene en un solo lugar para evitar pérdidas o apropiaciones indebidas por parte de los funcionarios o particulares.

Es responsabilidad del personal mantener la información en buen estado físico, evitando exponerla a condiciones de humedad o temperatura que la deterioren.

“En un Archivo de oficina clasificar es determinar en cual carpeta se va a colocar un documento según su relación con otros documentos. En un archivo central o histórico clasificar es planificar y agrupar los documentos que por su misma procedencia deben permanecer juntos.”

Selección Documental.

Seleccionar, es el método mediante el cual se reanaliza el valor de los documentos en sus diferentes etapas, y se determina su eliminación o su conservación.

La Ley 7202 establece que el valor administrativo-legal debe ser fijado por cada Institución productora de documentos, a través de un Comité Institucional de Selección, del cual formarán parte el encargado del Archivo, el Asesor Legal y el Superior Administrativo de la entidad. El valor histórico debe ser fijado, para todas las instituciones, por la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, que tiene su sede en el Archivo Nacional.